Assistant.e de Direction

Votre mission

Vous assisterez principalement le directeur du département de Formation tout apportant un soutien administratif à l’ensemble de l’équipe.

Vos tâches principales :

• Gestion de l’agenda du directeur du département, des téléphones et des e-mails ;
• Organisation des séances de travail : planification, convocations, préparation des dossiers ;
• Prise de procès-verbaux et rédaction ;
• Gestion et suivi de la correspondance ;
• Participation à la rédaction du rapport d’activité final du département et mise en page finale ;
• Coordination des cérémonies de remise de diplômes et de prix avec les institutions de formation ;
• Organisation des informations paritaires aux apprentis ;
• Coordination des actions des associations liées à la formation (associations professionnelles / association Spark) ;
• Rédaction des consultations cantonales et fédérales ;
• Coordination des activités transverses à la FER Genève ;
• Soutien au responsable Qualité Formation pour le suivi et la gestion des risques ;
• Suivi RH pour le directeur (absences, vacances, pointages) ;
• Coordination de la communication relative au département au niveau des réseaux sociaux ;
• Participation aux projets liés à l’amélioration des tâches du département formation.

Qualifications requises :

• Vous êtes au bénéfice d’un CFC d’employé.e de commerce ou d’un titre jugé équivalent ;
• Vous connaissez parfaitement le système de formation professionnelle suisse et genevois;
• Vous possédez 5 ans minimum d’expérience dans un poste similaire idéalement dans le secteur de la formation en Suisse
• Vous avez d’excellentes capacités rédactionnelles et une parfaite maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Vous êtes très à l’aise dans la prise de PV;
• Vous maîtrisez parfaitement les outils MS Office;
• Vous êtes de nationalité suisse ou titulaire d’un permis en cours de validité.

Vos aptitudes et compétences :

• Vous êtes vif.ve d’esprit, dynamique et proactif.ve ;
• Vous êtes très organisé.e et rigoureux.se ;
• Vous savez parfaitement gérer les priorités et êtes résistant.e au stress ;
• Vous êtes orienté.e solutions et faites preuve de pragmatisme ;
• Vous possédez un bon esprit d’analyse et de synthèse ;
• Vous êtes très autonome ;
• Vous êtes doté.e d’un bon sens de la communication et êtes à l’aise dans les relations interpersonnelles tout en faisant preuve de discrétion et d’entregent ;
• Vous possédez un très bon esprit d’équipe.

Notre offre :

Nous vous proposons vous immerger dans le domaine de la formation en rejoignant une équipe motivée et dynamique. Nous vous offrons des opportunités de formation continue ainsi que des avantages compétitifs incluant des prestations sociales attractives et un équilibre vie professionnelle / vie personnelle.

Seules les candidatures complètes (Lettre de motivation, CV, certificats de travail et diplômes) et correspondant parfaitement au profil recherché recevront une réponse de notre part.