Modèle pour le remboursement des frais

Modèle, notice explicative et documents complémentaires à l’attention des entreprises.

Modèle pour le remboursement des frais: nouveau certificat de salaire

La FER Genève a rédigé un modèle de règlement relatif au remboursement des frais, dans le contexte de l'entrée en vigueur du Nouveau certificat de salaire (NCS) qui a eu lieu le 1er janvier 2007.
Ce document, soumis aux autorités fiscales genevoises, a été approuvé par celles-ci une première fois et, pour la version la plus récente, le 27 septembre 2006.

La FER Genève s'est saisie de la question du règlement relatif au remboursement des frais, document annexe au NCS revêtant une grande importance.

En effet, la directive d'application du NCS prévoit que les entreprises qui ne respectent pas les montants limites de frais effectifs ou forfaitaires fixés dans la nouvelle réglementation doivent indiquer sur le certificat de salaire annuel la somme de tous les frais (forfaitaires et effectifs) versés à l'ensemble de leur personnel.

Compte tenu des montants prévus par l'autorité, ces dépassements risquent d'être très fréquents en pratique, occasionnant un surcroît de travail considérable aux entreprises touchées.

Il est cependant prévu que l'entreprise qui dispose d'un règlement des frais approuvé par l'autorité fiscale est dispensée de fournir le montant des frais remboursés à son personnel.

Vous avez la possibilité de télécharger les documents correspondants en format pdf, ainsi que la lettre d'approbation de l'autorité fiscale genevoise.

Nous mettons également à votre disposition une notice explicative donnant les indications nécessaires à la mise en œuvre de ces règlements au sein de l'entreprise, ainsi qu'un modèle de règlement en format Word, permettant l'élaboration d'un règlement adapté aux besoins particuliers de chaque entreprise.

Le règlement modèle FER Genève propose une solution nettement moins contraignante que celle prévue sur le plan fédéral. De plus, elle libère l'entreprise de la tâche de rédiger son propre règlement et de le faire approuver individuellement.

Depuis le 1er janvier 2022

Modification de l'imposition forfaitaire de l'utilisation privée de véhicules d'entreprise

A partir du 1er janvier 2022, le taux forfaitaire de la part privée des véhicules d'entreprise passera de 0.8 % à 0.9 % du prix d'achat du véhicule par mois. En contrepartie, les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail (sans la part externe) ne seront plus reportés, et le cas échéant imposés, dans la déclaration d’impôt.

Toutes les informations sont disponible sur le site internet du Département fédéral des finances.

Depuis le 1er janvier 2016

Modification du remboursement des frais de formation

La déduction des frais de formation et de formation continue au sens de l'art. 33, al. 1, let. j, LIFD, constitue une déduction générale permettant de prendre en compte, jusqu'à concurrence de 12 000 francs, les frais que le contribuable a effectivement payés.

Toutes les précisions sur les déductions de formation sont disponibles dans la circulaire n°42 Traitement fiscal des frais de formation et de formation continue à des fins professionnelles.

Depuis le 1er janvier 2009

Modification du remboursement des frais de déplacements professionnels en véhicule privé

Au 1er janvier 2009, l'appendice de l'Ordonnance du Département fédéral des finances sur la déduction des frais professionnels des personnes exerçant une activité lucrative dépendante en matière d'impôt fédéral direct (RS 642.118.1) a été modifié dans ce sens que les frais de déplacement applicables aux automobiles ont été relevés de CHF 0.65 à CHF 0.70 par kilomètre parcouru.

Dans la mesure où ce montant est repris au chiffre 2.8 du Règlement modèle FER Genève traitant de l'indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels effectués en véhicule privé, les entreprises ayant adopté ce règlement ont la faculté d'appliquer ce montant sans autre formalité dès le 1er janvier 2009 pour leurs collaborateurs concernés.

A noter que le texte fixe à CHF 0.40 le montant de référence pour les motocycles (plaque d'immatriculation blanche), ce qui est inchangé par rapport aux années précédentes. Ce montant est celui auquel notre Règlement modèle fait également référence.

Note relative à l'évaluation de la part privée du véhicule d'entreprise

Les annexes 1 "Montants limite" mentionnent sous chiffre 2.8 (part privée du véhicule d'entreprise) le taux de 1% du prix d'achat du véhicule (hors TVA), mais au minimum CHF 150.- par mois, ce qui correspondait aux directives officielles.

Or, la Conférence suisse des impôts (CSI) a accepté de diminuer ce taux à 0,8% du prix d'achat du véhicule (HT).

Nous avons donc modifié dans ce sens les annexes 1 mentionnées ci-dessus et sollicité l'administration fiscale cantonale pour qu'elle approuve formellement celles-ci, ce qu'elle a fait en date du 27.9.2006.

Version anglaise des modèles à adapter au format Word, y compris les annexes:

Avertissement

La mise en oeuvre des règlements FER Genève en matière de remboursement des frais nécessite l'examen de la compatibilité de ceux-ci avec la pratique ou l'éventuel règlement déjà existant au sein de l'entreprise, ainsi que le respect des instructions figurant dans la notice d'accompagnement.

La FER Genève décline toute responsabilité en cas d'utilisation non conforme des documents mis à disposition.

Pour tout complément d'information

Département Promotion
Téléphone : 058 715 33 33

Liens utiles

Documents à télécharger

Annexes au règlement FER:

Annexes au règlement complémentaire FER Genève: