FAQ: Gestion des accès

Toutes les réponses à vos questions sur la gestion des accès

Cette FAQ apporte des réponses aux questions les plus fréquentes concernant la gestion des accès à nos produits et services. Vous y trouverez notamment des informations pour accéder à nos services, pour gérer les différents rôles attribués à vos collaborateurs ou pour résoudre les problèmes d'accès courants.

Thèmes

Mes accès

Espace privé

L’Espace privé est votre espace en un clic.

Le premier bloc regroupe toutes les fonctionnalités de votre espace. De plus, la barre du haut est commune à votre plateforme des assurances sociales et de la gestion des accès, ainsi vous pouvez gérer votre entreprise et vous déplacer d’application en application plus facilement.

Le second bloc constitue les services auxquels vous avez souscrits et ceux non souscrits. Celles qui sont dans la partie « Services non souscrits », vous donnent un aperçu de nos autres services. Dès souscription à un nouveau service, la rubrique s’activera et changera de catégorie.

Dans le dernier bloc, vous trouvez notre pied de page avec nos conditions générales, nos FAQ et notre page de contact.

Créer ses accès

Option 1: Par le site internet

Faites votre demande directement via notre site internet, en remplissant les champs demandés https://inscription-passeport.e-serv.ch/. L’accès sera validé dans les 2 jours ouvrables.

Pour information, les adresses emails nominatives sont à privilégier.

Option 2: Par e-mail

Vous pouvez nous contacter par e-mail contact-entreprises@fer-ge.ch avec les informations suivantes:
 

  • Numéro d’affilié (où trouver mon numéro)
  • Raison sociale
  • Nom, prénom, fonction et e-mail du requérant. Le requérant doit être une personne autorisée à représenter valablement l'entreprise. Par exemple: le chef d'entreprise, le gérant, l'administrateur ou une personne avec droit de signature inscrite au registre du commerce.

 

Pour information, les adresses emails nominatives sont à privilégier.

Finalisation du compte

Après avoir créé vos accès, vous recevrez un e-mail pour la « Finalisation du compte ». Si vous ne le recevez pas, pensez à contrôler vos SPAMS.
Cliquez sur le bouton « Activer mon compte » et suivez les étapes suivantes:
Renseigner son numéro de téléphone est une étape facultative, deux options se présentent à vous:
 
  1. Renseigner son numéro de téléphone portable et recevoir le code permet d’avoir le choix pour l’envoi du code d’authentification lors des prochaines connexions.
  2. Passer cette étape – le code d’authentification sera automatiquement envoyé par e-mail.
Quels sont mes identifiants ?
Il s’agit de votre email et de votre mot de passe. N’hésitez pas à cliquer sur « Mot de passe oublié » si vous ne vous en souvenez plus.
Où trouver mon numéro d’affilié ?
  • Dans la majorité des communications: courriers papiers reçus de la caisse AVS FER CIAM (par exemple: facture AVS, certificats d’assurances, etc.) ou e-mail
  • Auprès d’une personne compétente au sein de votre entreprise: gérant, ressources humaines, comptabilité, finances…
  • En ligne, dans la gestion des accès
  • En ligne, sur les assurances sociales
Modifier mes informations personnelles

Dans votre Espace privé, cliquer sur l’icône « Mon compte » en haut à droite undefined et aller sous « Informations personnelles » pour modifier vos :

  • Informations personnelles: civilité, nom, prénom et date de naissance
  • Informations de connexion de sécurité: e-mail, téléphone et mot de passe


Vous avez changé d’adresse e-mail, sans la modifier sur notre portail. Merci de nous contacter à l’adresse contact-entreprises@fer-ge.ch en indiquant votre ancienne et votre nouvelle adresse e-mail.

Modifier mon mot de passe
  1. Dans votre Espace privé, cliquer sur l’icône « Mon compte » en haut à droite undefined
  2. Aller dans la rubrique « Informations personnelles »
  3. Sous « Informations de connexion et de sécurité », cliquer sur l’icône suivante pour modifier undefined le « Mot de passe »
Mot de passe oublié
N’oubliez pas de bien vérifier vos SPAMS.
Vous pouvez aussi choisir une « Génération automatique » de mot de passe.
Modifier la méthode d’authentification (SMS ou e-mail)
Afin de choisir sur quel support le code d’authentification est envoyé, il faut renseigner les deux champs relatifs à la communication: e-mail et téléphone.

La question sera posée au moment de l’authentification. Par défaut, le code est envoyé par e-mail.

Connexion à deux authentifications

Si téléphone non renseigné:
Si les deux champs sont renseignés, vous pouvez choisir:

Renseigner son e-mail et son numéro de téléphone

Pour renseigner son e-mail et son numéro de téléphone, il faut aller dans votre Espace privé, cliquer sur l’icône « Mon compte » en haut à droite undefined et aller sous « Informations personnelles » pour remplir les 2 champs (e-mail et téléphone). Dès que les champs seront remplis, un code de validation vous sera envoyé.
Je n’arrive plus à me connecter
Vous n’arrivez plus à vous connecter, vous avez une page blanche ou noire par exemple.

Plusieurs choses à essayer:
 
  • Se connecter via www.fer-ge.ch en cliquant sur "Mon Compte" en haut à droite
  • Ouvrir une fenêtre de navigation privée et se connecter depuis cette fenêtre
  • Vider son historique de navigation
  • Vérifier que votre navigateur est bien en langue française
  • Changer de navigateur

Si le problème persiste, merci de nous contacter par e-mail contact-entreprises@fer-ge.ch ou par téléphone au 058 715 33 33.

Actions possibles

Comment gérer les accès de mon entreprise ?
  • Aller sur www.fer-ge.ch et cliquer sur « Mon Compte » en haut à droite
  • Entrer vos identifiants: email et mot de passe. Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié » pour le réinitialiser
  • Quand vous êtes connecté à votre Espace privé, il vous suffit de cliquer sur la rubrique "Gestion des accès"
  • Suite à cela, vous verrez toutes les entreprises pour lesquelles vous avez des droits et votre rôle associé
  • Cliquer sur « Gestion des droits » de la société souhaitée pour créer, donner et/ou modifier des accès

Attention: seuls les rôles de requérant et de requérant adjoint peuvent créer, donner, modifier des accès.
Différents rôles 
Chaque personne ayant un accès aux « Assurances sociales en ligne » a un rôle défini, qui peut évoluer et être modifié.
Ajouter un utilisateur
Seul le requérant ou requérant adjoint peut ajouter des utilisateurs et leurs donner des droits. Le requérant est la personne inscrite au registre du commerce. Alors que le requérant adjoint peut provenir des ressources humaines, de la comptabilité ou de la finance, par exemple. Le choix des entreprises, ainsi que les droits aux services associés, peuvent donc être adaptés en détails et personnalisés.
 
Pour information, les adresses emails nominatives sont à privilégier. 
Ajouter un mandat dans le cas d’une fiduciaire

Si la fiduciaire est affiliée et que le mandat a déjà des accès

Seul le requérant ou requérant adjoint de la fiduciaire peut ajouter un mandat. Il faut cliquer sur le bouton « Ajouter un mandat », renseigner le numéro d’affilié, ainsi que joindre une procuration de l’entreprise concernée. Sans procuration, la demande ne sera pas acceptée. 

Tous les collaborateurs de la fiduciaire auront accès au nouveau mandat. Cependant, le requérant mandataire devra ajouter manuellement les droits aux gestionnaires mandataires en charge du dossier.

Si la fiduciaire est affiliée et que le mandat n’a pas encore d’accès

Seul le requérant ou requérant adjoint de la fiduciaire peut ajouter un mandat. Il faut cliquer sur le bouton « Ajouter un mandat », remplir les informations concernant le requérant et joindre la procuration. L’accès sera validé dans les 2 jours ouvrables. 

Tous les collaborateurs de la fiduciaire auront accès au nouveau mandat. Cependant, le requérant mandataire devra ajouter manuellement les droits aux gestionnaires mandataires en charge du dossier.

Attention: Le requérant doit être une personne autorisée à représenter valablement l'entreprise qui vous mandate. Par exemple: le chef d'entreprise, le gérant, l'administrateur ou une personne avec droit de signature inscrite au registre du commerce. Si ce n’est pas le cas, votre demande ne sera pas validée par nos équipes.

Si la fiduciaire n’est pas affiliée et que le mandat a des accès

Merci de nous envoyer un e-mail à contact-entreprises@fer-ge.ch avec la procuration du mandat et nous ferons le nécessaire.

Droit mandataire 

Ajouter un nouveau collaborateur à la fiduciaire

Seul le requérant ou requérant adjoint peut ajouter des utilisateurs et leurs donner des droits. Le requérant est la personne inscrite au registre du commerce. Alors que le requérant adjoint peut être quelqu’un des ressources humaines, de la comptabilité ou de la finance, par exemple. Le choix des entreprises, ainsi que les droits aux services associés, peuvent donc être choisis en détails et personnalisés.

Le processus est identique à « Ajouter un utilisateur », avec comme particularité les entreprises de destination. En effet, une fiduciaire peut avoir plusieurs mandat, et a le choix entre:
 
  • Inscrire le nouveau collaborateur sur tous les mandats
  • Inscrire le nouveau collaborateur dans certains mandats uniquement
 

Attention: tout employé de la fiduciaire ayant droit aux mandats doit impérativement y être rattaché. Vous pourrez décider de lui octroyer la vue sur les services partiels ou complets pour le compte de la fiduciaire, mais généralement les gestionnaires n'ont aucune vision sur le compte de la fiduciaire, uniquement sur les mandats dont ils sont en charge.

Ajouter un mandat à un collaborateur de la fiduciaire

Le processus est le même que ci-dessus, à l’exception du choix de l’entreprise. Il faudra donc choisir uniquement le mandat voulu.
Ajouter une succursale

Seul le requérant ou requérant adjoint peut ajouter une succursale, il devra ensuite remplir les informations suivantes:
 

  • Numéro d’affilié
  • Raison sociale
  • Nom, prénom, fonction et e-mail du requérant. Le requérant doit être une personne autorisée à représenter valablement l'entreprise. Par exemple: le chef d'entreprise, le gérant, l'administrateur ou une personne avec droit de signature inscrite au registre du commerce

 
Si vous avez plusieurs utilisateurs sur la maison mère, le système vous proposera de les ajouter directement et automatiquement. Vous pouvez aussi sans autre supprimer des utilisateurs ou en ajouter de nouveaux.

Attention: assurez-vous que la succursale est bien annoncée auprès du service des Affiliations, si ce n’est pas encore le cas, merci d’écrire un e-mail à Madame Patricia DAN-CAVALLI: patricia.dan-cavalli@fer-ge.ch.

Droits/services personnalisables
Seul le requérant ou requérant adjoint peut modifier les services et le rôle d’une personne. Il lui suffit de sélectionner le nouveau rôle ou les services voulus, ils sont personnalisables pour chaque personne ayant des accès.
Désactiver temporairement ou supprimer un accès
Pour un collaborateur qui a les accès pour la gestion des tâches administratives et qui est absent pour une longue période (maladie, congé maternité, voyage, sabbatique, etc.), ses accès peuvent lui être désactivés temporairement, en cliquant sur le bouton bleu à droite:
Pour un collaborateur qui a les accès pour la gestion des tâches administratives et qui quitte l’entreprise, ses accès peuvent être supprimés:

Cas spécifiques

Je suis un employé, je souhaite avoir mes accès
Pour obtenir vos accès, il faut demander au requérant ou requérant adjoint de suivre la procédure « Ajouter un utilisateur ».

Seul le requérant ou requérant adjoint peut ajouter des utilisateurs et leur donner des droits. Le requérant doit être une personne autorisée à représenter valablement l'entreprise.
Par exemple: le chef d'entreprise, le gérant, l'administrateur ou une personne avec droit de signature inscrite au registre du commerce. Alors que le requérant adjoint peut être quelqu’un des ressources humaines, de la comptabilité ou de la finance, par exemple.

Les accès sont destinés aux personnes responsables des tâches administratives en lien avec la gestion de l’entreprise.
Je suis un employé, je souhaite avoir des accès personnels

Nos accès sont réservés uniquement aux personnes responsables de la gestion de l’entreprise. Nous n’avons à ce jour pas d’accès personnel pour les salariés de ces entreprises.

S’il s’agit d’une demande d’accès pour vos allocations familiales personnelles, nous vous invitons à contacter allocations@fer-ge.ch, ou s’il s’agit de l’accès à votre 2e pilier personnel : CIEPP@fer-ge.ch.

Je suis un affilié d’une autre fédération

Nous vous invitons à prendre contact avec votre fédération pour obtenir vos accès. Il vous suffit d’en faire la demande sur le site internet de votre fédération, à savoir:
 

J’ai reçu un e-mail d’information concernant les accès

Si vous êtes requérant ou requérant adjoint, vous recevrez un e-mail informatif, dès qu’il y a:

  • Une demande d’accès à notre journal Entreprise Romande en ligne en tant qu’observateur qui est faite par l’un de vos employés
  • L’activation d’un nouveau service à votre entreprise
  • Une confirmation de rattachement entre une fiduciaire, que vous avez mandaté, et votre entreprise
 

Lors de la création de vos accès, s’ils sont créés pour le compte de plusieurs entreprises avec des requérants différents, vous recevrez plusieurs emails. Après avoir validé votre compte avec le premier e-mail, il sera important d’ouvrir chaque e-mail, cliquer sur le bouton « Activer mon compte », afin de fusionner vos comptes. Le système vous proposera alors de fusionner, il faudra répondre : OUI.

Plus d'informations

PRENOM Promotion des services
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Téléphone : 058 715 33 33
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